HELLO EVERYONE! Chà đã được khá lâu rồi mình mới viết Blog rồi, now I come back. Hôm nay Nhựt sẽ bày tỏ một số cái kinh nghiệm viết mail của mình cho các bạn. Thế nên, sau bài viết này, nếu các bạn làm theo mình, thì khi sau này các bạn có viết mail với boss hay đơn giản là với cộng sự, đối tác, bạn sẽ biết cách chỉnh chu nhất! Xem nhé.Tuy là mình hướng dẫn cho các bạn vậy thôi, chứ mình biết là đôi lúc bạn có thể đánh thư " hơi thiếu tí chuyên nghiệp" hay thậm chí là gõ sai chính tả đấy. Nhưng nếu bạn biết được ít nhiều " phong thái đánh email chuyên nghiệp", bạn có thể giảm tối thiểu lỗi sai của mình!
I/ TIÊU ĐỀ EMAIL PHẢI RÕ RÀNG, CỤ THỂ, NGẮN GỌN( A PARTICULAR TITLE):
Bạn biết không? Người nhận thường đa số rất nhạy cảm! Vì sao vậy? Người ta có thể không mở xem thư của bạn cũng được, ngoại trừ tiêu đề thư bạn ngắn gọn, dễ hiểu. Theo Patcher, "mọi người thường quyết định có mở email mới đọc hay không dựa vào tiêu đề" và "hãy chọn một tiêu đề mà người nhận có thể biết được liệu bạn sẽ đưa ra giải pháp cho vấn đề họ đang quan tâm hay trình bày về những vấn đề mới có liên quan đến hoạt động kinh doanh hiện tại".
Thế nên, ngay từ giờ bạn hãy học thói quen viết ngắn gọn nhưng dễ hiểu đi là vừa!
II/ Sử dụng địa chỉ email " chuyên nghiệp"( Use a professional email address):
 |
| Một số VD về tên địa chỉ email nên dùng và không nen dùng! |
Rất đơn giản đúng không nào, chỉ cần bạn kết hợp last name với họ của bạn, sau đó cho 1 2 ký tự đặc biệt gì đó cho dễ nhớ hoặc số gì đó chẳng hạn + tên miền của gmail và thế là được!
III/ Bạn hãy nghĩ kĩ càng trước khi quyết định tất cả( Reply All):
Bạn nên nhớ rằng không ai muốn nhận bất cứ email nào nếu email đó không hề liên quan đến mình. Việc lờ đi các email có thể rất khó khăn với nhiều người khi họ đã nhận được thông báo thư mới trên điện thoại và việc lựa chọn bỏ qua có thể khiến họ mất tập trung vào công việc hiện tại. Do vậy, để tránh gây phiền hà cho người nhận, hãy cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn "Reply All".
IV/ Hạn chế sử dụng dấu chấm than:
Chà nhìn kĩ thì mới thấy mình dùng dấu chấm than hơi bị nhiều. Chắc có lẽ là thói quen. Nhưng mình sẽ bỏ.
Bạn biết đấy dùng dấu chấm than không có lỗi gì nhưng Patcher chia sẻ như thế này: "Mọi người thi thoảng mất kiểm soát, dẫn tới việc sử dụng khá nhiều dấu chấm than cuối mỗi câu. Điều này có thể khiến người nhận cảm thấy họ không kiềm chế được cảm xúc hoặc chưa thực sự trưởng thành". Do vậy, "hãy giới hạn ở mức ít nhất có thể".
V/ Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn( Be careful of your humour):
Bạn biết đấy khi viết thư email gửi cho bất kì ai cũng vậy không chỉ riêng boss hay đối tác của bạn. Đôi khi nếu bạn "đùa" quá trớn, có thể bạn sẽ nói những từ " vượt mức" quy định của nó đấy! Thế nên, bạn chỉ nên đưa những câu nói hài hước vừa phải và ít nhất phải hợp văn phong nhé các bạn.
VI/ Sử dụng những câu chào chuyên nghiệp:
\
Đúng chính xác là vậy đó! Bạn không nên sử dụng những câu chào nói thông thường có nhiều biểu cảm.
E.g: Thay vì sử dụng câu chào như " Hey anh bạn! Khỏe không" or " Chào anh bạn của tôi",...
Nếu giả sử là bạn bè thân thiết thì có thể dùng như thế, nhưng là người lớn tuổi hơn hay với nhân viên, boss,.. thì bạn hãy nói không với cách này đi.
Để cho tốt hơn, bạn hãy dùng kiểu " Hi Mike" or " Hello XXX",...
VII/ Mọi người từ các nước khác nhau thì có cách viết và phong cách khác nhau:
Hiểu nhầm rất dễ xảy ra do khác biệt về văn hóa, đặc biệt là trong hình thức giao tiếp bằng văn bản bởi vì chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ cử chỉ của người khác. Do vậy, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ.
Một quy tắc cốt lõi cần nhớ, theo Patcher, là đối với những nền văn hóa phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh (High-context culture), chẳng hạn như Nhật, Ả Rập hay Trung Quốc thì mọi người luôn muốn hiểu rõ về bạn trước khi quyết định hợp tác làm ăn. Do đó, khi trao đổi qua email với các đối tác đến từ những quốc gia này, hãy cố gắng cung cấp nhiều thông tin chính xác liên quan đến bạn. Ngược lại, đối với các nền văn hóa ít phụ thuộc vào ngữ cảnh (Low-context culture) như Đức, Mỹ hay Scandinavian thì bạn có thể đi thẳng vào vấn đề ngay lập tức.
VIII/ Đọc lại email trước khi gửi:
Đúng đấy mọi người! Việc gửi nhầm mail là chuyện có thể xảy ra hay thậm chí là viết sai chính tả. Thế nên, tại sao bạn không dành ra 2-3 phút để xem lại tất cả nội dung mail và chỉnh sửa thứ gì đó nhỉ? Đừng để người nhận đánh giá bạn khi viết mail nhầm nhé.
IX/ Nhập Địa Chỉ Email Cuối Cùng:
Không tránh khỏi trường hợp email bị gửi đi bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả do vô tình nhấn phải một phím nào đó trên bàn phím. Do vậy, hãy nhập địa chỉ email người nhận vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc. Ngoài ra, nếu đang reply một email thì bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến và chỉ khi nào chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới thêm địa chỉ người nhận trở lại để gửi.
X/ FINAL: Kiểm Tra Kỹ Lưỡng Email Của Người Nhận:
Đôi khi bạn gửi thư cho nhiều người cùng lúc, vậy thì việc gửi nhầm email có thể xảy ra không? Tất nhiên là có đấy bạn ạ! Vậy bạn hãy cẩn thận nhé, nhớ kiểm tra kỹ lưỡng mọi thứ có thể.
*** To Sum Up: Mình hy vọng với một chút ít nhỏ bé kiến thức của minh về cách viết mail chuyên nghiệp trên phần nào đó sẽ biến các bạn thành những " pro mailers" thì sao nhỉ?
Mình rất cảm ơn độc giả đã quan tâm và xem trang của mình! Các bạn có thể click vào đường link này: http://ouo.press/rG40GX để thăm trang chủ của mình nha!
0 nhận xét:
Đăng nhận xét